СПИБА в поисках административного менеджера!
Должностная инструкция
Организационно-техническая поддержка офиса:
Уставные документы, регистрация, устав, подготовка банковской документации;
Взаимодействие с подрядчиками: арендодатель, поставщик бухгалтерских услуг, банк, поставщик ИТ / телефонии, дизайнер веб-сайта, дизайнер базы данных CRM, оператор Интернета / телефонии; товары / поставщики воды, курьерские службы, заказ такси / автобусы;
Обслуживание и мониторинг оргтехники / расходных материалов (заправка картриджей для принтеров, ежемесячный заказ канцелярских товаров / столовой / воды).
Финансы:
Мониторинг бюджетного плана, подготовка сводок бюджета, планирование расходов, мониторинг затрат, анализ отклонений, разработка отчетов, связанных с составлением бюджета и расходами;
Ежеквартальный биллинг членства, составление договоров, отправка актов;
Отслеживание дебиторской задолженности и оповещение дебиторов;
Выставление счетов / контрактов на дополнительную оплату спонсорства / мероприятий;
Обработка счетов подрядчиков и контроль наличия подтверждающих документов;
Новые члены: выставление счетов (членских взносов), составление договоров.
Координация мероприятий:
Мероприятия СПИБА: обновление календаря мероприятий, анонсы, логистика (трансфер, такси); регистрация участников, переводчики, фотограф, цветы, награды, техническая модерация вебинаров;
Координация рабочих комитетов и рабочих групп (включая Исполнительный комитет): составление расписания рабочих встреч (время, повестка дня, материалы, протоколы), выборов, переговоров с сопредседателями;
Координация планов работы комитетов, планов мероприятий СПИБА.
Коммуникации:
Государственные органы: подготовка официальных писем (приглашения к участию в мероприятиях, письма с конкретными законодательными и нормативными инициативами), телефонная связь с местными органами власти для получения официальных ответов. Информирование членов комитетов и рабочих групп о соответствующей деятельности;
Сортировка и отправка почты;
Сайт СПИБА: редактирование, наполнение и верстка;
База данных CRM: редактирование, наполнение.